Expo 2015, pubblicato il bando di gara da 3 milioni per l’organizzazione di 100 eventi di diverse tipologie

Expo pubblica un nuovo bando di gara, questa volta relativo all’individuazione di un operatore che progetti, coordini e organizzi gli eventi dedicati alla promozione e valorizzazione dell’Esposizione Universale e del suo tema a livello nazionale e internazionale. Nel paniere delle manifestazioni previste dal capitolato di gara rientrano diverse tipologie di eventi per la comunicazione istituzionale e la promozione, fra cui cerimonie, eventi culturali, convegni, meeting, roadshow, fiere B2B e B2C, workshop e dibattiti che, fatte alcune eccezioni, si svolgeranno prevalentemente in Italia.

Il bando prevede la realizzazione di 100 eventi: 70 classificati come “piccoli”, cioè con un budget stimato inferiore ai 30mila euro; 20 con budget fra i 30mila e i 100mila euro e classificati come “medi di tipo B”; 7 con budget fra i 100mila e i 300mila euro e definiti come “medi di tipo C”,  e, infine, 2 “grandi eventi” che avranno un budget superiore ai 300mila euro ciascuno.

L’agenzia che vincerà la gara dovrà fornire un servizio a tutto tondo, comprensivo di tutte le fasi e gli aspetti relativi alla produzione di ognuno degli eventi: pianificazione e promozione, inclusi il progetto di comunicazione e l’individuazione del target da raggiungere o invitare, realizzazione e gestione del materiale promozionale, inclusi strumenti di comunicazione audio e video, gestione della promozione tramite canali digitali (siti web, social media, web advertising e applicazioni), realizzazione di stand e allestimento location, organizzazione e produzione dell’evento – incluse attività di travel management e servizi di hospitality –, gestione dei servizi di catering, trasporti, traduzione e interpretariato e analisi dei risultati e follow up di ogni evento.

Il bando riguarda un accordo quadro da stipulare con un’agenzia (o un raggruppamento di agenzie), che durerà dal momento della firma fino al 30 aprile 2015, data oltre la quale non potranno essere affidati nuovi appalti attuativi, ma potranno durare quelli affidati prima della scadenza. Il gruppo di lavoro deve garantire un network internazionale, anche indiretto, per attività di supporto operativo in alcuni dei paesi che partecipano all’esposizione, in particolare Russia, Stati Uniti, Cina, Argentina, Cile, Brasile, Francia, Germania, UK e Svizzera.

L’importo massimo stimato è di 3 milioni di euro Iva esclusa: sono ammesse a partecipare alla gara agenzie o consorzi di agenzie che abbiano realizzato, negli ultimi 3 esercizi, un fatturato globale pari almeno almeno a 6 milioni di euro e che, nel triennio 2011/2012/2013, abbiano realizzato almeno 2 eventi per un unico committente, a livello nazionale e/o internazionale, di importo di almeno 1 milione di euro per il primo e di almeno 500mila euro per il secondo.

Le offerte devono essere presentate per via telematica, attraverso la piattaforma Sintel, entro e non oltre le ore 15.00 del 21 marzo 2014.